r.pr. dr Maciej Swędzioł | 6 marca 2026 r.
Jeśli spotkał Cię podobny problem w przetargu, reprezentuję wykonawców jako prawnik od zamówień publicznych w Katowicach.
W skrócie: zmiana osoby wskazanej w ofercie po upływie terminu składania ofert jest co do zasady dopuszczalna, ale wyłącznie wtedy, gdy nie poprawia pozycji oferty w rankingu i nie zmienia jej treści. Szczegóły poniżej.
Zamawiający publiczni bardzo często wymagają, aby wykonawca wykazał w ofercie, że dysponuje konkretnym personelem, np. kierownikiem robót o określonych uprawnieniach i doświadczeniu. Taki wymóg ma gwarantować, że zamówienie zostanie zrealizowane przez osoby z odpowiednimi kompetencjami.
Co jednak, gdy osoba wskazana w ofercie z różnych przyczyn, losowych, zdrowotnych, zawodowych, nie może wziąć udziału w realizacji zamówienia? Czy można ją zmienić zanim zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą?
Kiedy zamawiający wymaga wskazania konkretnej osoby?
Wymogi kadrowe zamawiający może formułować na dwa sposoby:
- Warunek udziału w postępowaniu wykonawca musi wykazać, że dysponuje osobą spełniającą określone wymagania (np. z uprawnieniami budowlanymi w danej specjalności). Brak takiej osoby oznacza brak możliwości udziału w przetargu.
- Kryterium oceny ofert za wskazanie osoby z określonym doświadczeniem przyznawane są dodatkowe punkty pozacenowe. Im bardziej doświadczona osoba, tym wyższa ocena oferty w tym kryterium.
Oba mechanizmy mogą być stosowane łącznie. To właśnie od tego, jak zamawiający sformułował wymagania w SWZ, zależy czy, i na jakich warunkach, zmiana osoby jest w ogóle możliwa.
Czy można zmienić osobę wskazaną w ofercie po upływie terminu składania ofert?
Tak, ale nie zawsze i nie bez ograniczeń.
Na podstawie orzecznictwa Krajowej Izby Odwoławczej można wyróżnić dwa scenariusze:
Zmiana jest dopuszczalna, gdy nie wpływa na ocenę oferty
Jeżeli nowa osoba posiada doświadczenie co najmniej równoważne osobie pierwotnie wskazanej, to znaczy, że w ramach kryterium oceny ofert uzyskałaby identyczną liczbę punktów, zmiana jest co do zasady dopuszczalna. Wykonawca nie poprawia w ten sposób swojej pozycji w postępowaniu, a jedynie aktualizuje podmiotowe środki dowodowe w związku ze zmianą swojej sytuacji podmiotowej.
KIO podkreśliła przy tym, że zakres oświadczeń i deklaracji złożonych w formularzu oferty nie może pozbawiać wykonawcy prawa do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli podlegają one uaktualnieniu z uwagi na zmianę okoliczności faktycznych po stronie wykonawcy.
Podstawa prawna: Art. 126 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych stanowi, że jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio podmiotowe środki dowodowe nie są już aktualne, zamawiający może w każdym czasie wezwać wykonawcę lub wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia.
Zmiana jest niedopuszczalna, gdy doświadczenie stanowi treść oferty
Sytuacja komplikuje się, gdy zamawiający powiązał kryterium oceny ofert wprost z doświadczeniem konkretnej osoby, a dokumentowanie tego doświadczenia następuje na etapie składania podmiotowych środków dowodowych (np. wykazu osób składanego na wezwanie zamawiającego).
W takim przypadku KIO przyjęła, że dysponowanie konkretną osobą o określonym doświadczeniu stanowi treść oferty, nie tylko warunek podmiotowy. Zmiana takiej osoby na inną prowadziłaby zatem do niedopuszczalnej zmiany treści złożonej oferty, nawet gdyby nowa osoba posiadała porównywalne kwalifikacje.
Wykonawca deklaruje kompetencje, nie konkretną osobę
W nowszym orzecznictwie KIO pojawiło się istotne doprecyzowanie tej kwestii. Izba zwróciła uwagę, że wykonawca składając ofertę deklaruje dysponowanie wymaganym doświadczeniem lub kompetencjami, nie zaś udział konkretnej, imiennie wskazanej osoby fizycznej w realizacji zamówienia. Doświadczenie wymagane przez zamawiającego może w tym samym stopniu posiadać inna osoba, którą wykonawca również dysponuje.
W konsekwencji, jeśli konieczność zmiany osoby wynika ze zmiany jej sytuacji życiowej lub zawodowej, a nowa osoba spełnia te same wymagania i uzyskałaby identyczną ocenę punktową w kryterium, konieczne jest wyłącznie uaktualnienie podmiotowych środków dowodowych. Taka aktualizacja nie prowadzi do zmiany treści oferty ani do zmiany jej oceny w kryterium pozacenowym, a tym samym nie narusza zasad uczciwej konkurencji ani równego traktowania wykonawców.
Praktyczne podsumowanie
- Jeśli nowa osoba uzyska tę samą liczbę punktów w kryterium oceny ofert co poprzednia, zmiana jest dopuszczalna.
- Jeśli nowa osoba pogorszyłaby ocenę oferty w kryterium pozacenowym, zmiana jest niedopuszczalna jako ingerencja w treść oferty.
- Kluczowe znaczenie ma treść SWZ, czy personel stanowi warunek udziału w postępowaniu, kryterium oceny ofert, czy jedno i drugie.
- Podstawę do aktualizacji podmiotowych środków dowodowych stanowi art. 126 ust. 3 PZP wymaga jednak zaistnienia uzasadnionych podstaw do uznania, że pierwotne dokumenty utraciły aktualność.
Najczęstsze pytania
Czy można zmienić kierownika budowy wskazanego w ofercie po złożeniu ofert?
Tak, pod warunkiem że nowy kierownik posiada doświadczenie odpowiadające co najmniej temu, które zostało ocenione w ramach kryterium oceny ofert, i zmiana ta nie wpłynie na przyznaną liczbę punktów.
Co, jeśli nowa osoba ma wyższe doświadczenie niż poprzednia?
Zmiana powinna być dopuszczalna, o ile ocena punktowa pozostaje bez zmian. Celem przepisów jest zapewnienie realizacji zamówienia przez kompetentną osobę, nie blokowanie wykonawców w przypadku zdarzeń losowych czy życiowych zmian personalnych.
A jeśli nowa osoba spełnia tylko minimalne wymagania, a poprzednia przynosiła dodatkowe punkty w kryterium?
W takiej sytuacji zmiana prowadziłaby do obniżenia oceny oferty w kryterium pozacenowym, co w świetle orzecznictwa KIO stanowi niedopuszczalną ingerencję w treść złożonej oferty.
Czy zamawiający musi wezwać wykonawcę do aktualizacji podmiotowych środków dowodowych?
Nie musi, ale może, i nierzadko powinien. Art. 126 ust. 3 PZP daje zamawiającemu taką możliwość w każdym czasie postępowania, jeśli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że dokumenty utraciły aktualność.
Masz pytanie dotyczące przetargu lub zamówień publicznych?
Jeśli stoisz przed decyzją o zmianie osoby w trakcie postępowania, otrzymałeś wezwanie od zamawiającego lub chcesz wiedzieć, jak prawidłowo skonstruować ofertę, zapraszam do kontaktu. Jako radca prawny specjalizujący się w zamówieniach publicznych pomogę Ci uniknąć błędów, które mogą skutkować odrzuceniem oferty lub przegraną przed Krajową Izbą Odwoławczą.
📞 661 187 307
🌐 www.nagruncieprawnym.pl
r.pr. dr Maciej Swędzioł | Katowice
O autorze: dr Maciej Swędzioł, radca prawny KT-4286 OIRP Katowice. Praktyka obejmuje prawo nieruchomości, prawo budowlane (administracyjne i cywilne) oraz zamówienia publiczne. Profil autora · Wpis w rejestrze radców prawnych
