Omyłka w ofercie przetargowej – kiedy zamawiający musi ją poprawić?

Tak – jeżeli błąd w Twojej ofercie jest niezamierzony, a sposób jego usunięcia da się ustalić na podstawie SWZ i samej oferty, zamawiający ma obowiązek poprawić go jako tzw. inną omyłkę (art. 223 ust. 2 pkt 3 PZP). Obowiązek ten istnieje nawet wtedy, gdy po poprawce zmieni się cena ofertowa. Omyłka w ofercie prowadzi do odrzucenia tylko wtedy, gdy jej usunięcie wymagałoby negocjacji z wykonawcą albo napisania oferty na nowo. Potwierdza to Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 18 kwietnia 2025 r., KIO 1250/25.

W skrócie

Omyłka w ofercie to jedna z najczęstszych przyczyn sporów przy badaniu ofert w zamówieniach publicznych. Ustawa nakazuje zamawiającemu poprawić trzy kategorie błędów: oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty (art. 223 ust. 2 PZP). Poprawienie nie jest uprzejmością zamawiającego, lecz jego ustawowym obowiązkiem, a odrzucenie oferty z powodu błędu, który dało się skorygować, narusza art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP.

W wyroku z 18 kwietnia 2025 r., KIO 1250/25, Izba nakazała poprawić formularz cenowy, w którym wykonawca wpisał 700 zamiast 7000 sztuk produktów, mimo że korekta dziesięciokrotnie zmieniała wartość pakietu. Artykuł wyjaśnia, kiedy poprawienie omyłki w ofercie jest obowiązkiem zamawiającego, gdzie przebiega granica omyłki istotnej i co zrobić, gdy zamiast poprawki dostajesz odrzucenie.

Co to jest inna omyłka w ofercie i co wynika z art. 223 PZP?

Wyobraź sobie typową sytuację: składasz ofertę w przetargu na dostawy dla szpitala, kopiujesz formularz cenowy z SWZ i przy przenoszeniu danych ginie jedno zero. Zamiast 7000 sztuk wpisujesz 700, cena jednostkowa jest prawidłowa, ale wartość pakietu wychodzi dziesięć razy za niska. Zamawiający widzi rozbieżność z SWZ i staje przed wyborem: poprawić czy odrzucić.

Odpowiedź daje art. 223 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art. 223 ust. 2 PZP: „Zamawiający poprawia w ofercie: 1) oczywiste omyłki pisarskie, 2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, 3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty – niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona”. Ustawodawca użył trybu oznajmującego „poprawia”, a nie „może poprawić” – zamawiający nie ma tu swobody decyzji.

Trzecia kategoria, tzw. inna omyłka, jest najpojemniejsza i najczęściej sporna. Obejmuje błędy, które nie są oczywiste na pierwszy rzut oka, ale wynikają z porównania oferty z dokumentami zamówienia. Dla wykonawcy kluczowe jest to, że przepis chroni oferty merytorycznie poprawne przed eliminacją z powodu drobnych, niezamierzonych uchybień formalnych.

Po poprawieniu innej omyłki zamawiający stosuje art. 223 ust. 3 PZP: „W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, zamawiający wyznacza wykonawcy odpowiedni termin na wyrażenie zgody na poprawienie w ofercie omyłki lub zakwestionowanie jej poprawienia. Brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie uznaje się za wyrażenie zgody na poprawienie omyłki”. Milczenie działa więc na Twoją korzyść. Uwaga jednak: jeżeli zakwestionujesz poprawienie omyłki, Twoja oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 11 PZP.

Kiedy omyłka w ofercie podlega poprawieniu, a kiedy prowadzi do odrzucenia oferty?

Granicę wyznaczają dwa warunki. Po pierwsze, rozbieżność musi być rzeczywiście omyłką, czyli błędem niezamierzonym. W praktyce sądowej przyjmuje się, że świadome zaoferowanie rozwiązania odmiennego od wymagań SWZ omyłką nie jest. Po drugie, poprawienie nie może powodować istotnych zmian w treści oferty rozumianej jako oświadczenie woli wykonawcy.

Wyrok KIO 1250/25 porządkuje te przesłanki w praktyczny test. Izba wskazała, że dopuszczalna jest jedynie taka zmiana, która nie narusza istoty zobowiązania wynikającego z oferty, nie jest całkowicie rozbieżna z oczekiwaniem zamawiającego wyrażonym w SWZ ani nie zniekształca w znaczącym stopniu oświadczenia woli wykonawcy. Dodatkowo, jak ujęła to Izba, „omyłki muszą mieć taki charakter, by czynności ich poprawy mógł dokonać zamawiający samodzielnie, bez udziału wykonawcy w tej czynności”. Sposób poprawienia musi więc wynikać z treści oferty i dokumentów zamówienia, a nie z dodatkowych ustaleń z wykonawcą.

Co istotne, skala liczbowa błędu sama w sobie nie przesądza o istotności. Nie ulega wątpliwości, że korekta z 700 na 7000 sztuk zmienia wartość pakietu dziesięciokrotnie – a mimo to podlegała poprawieniu, bo prawidłowa liczba wynikała wprost z SWZ, a elementy zależne od woli wykonawcy (produkt i cena jednostkowa) pozostały nietknięte. Istotność ocenia się względem tego, co w ofercie ukształtował sam wykonawca, nie względem wpływu na ranking ofert.

Odrzucenie wchodzi w grę dopiero wtedy, gdy błędu nie da się usunąć bez ingerencji w merytoryczną zawartość oświadczenia wykonawcy. Klasyczny przykład to brak wyceny całej pozycji kosztorysowej: zamawiający musiałby sam wpisać cenę, a tego robić mu nie wolno, bo ofertę tworzy wyłącznie wykonawca. Podobnie zaoferowanie produktu o innych parametrach niż wymagane nie jest omyłką, tylko decyzją, za którą wykonawca odpowiada odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP.

Jak KIO oceniła brakujące zero w formularzu cenowym?

Stan faktyczny sprawy jest pouczający, bo pokazuje, jak łatwo zamawiający zmienia zdanie. Wielospecjalistyczny Szpital prowadził w trybie podstawowym postępowanie na sukcesywną dostawę sprzętu jednorazowego. Wykonawca w pakiecie nr 14 wpisał w formularzu cenowym 700 sztuk zamiast wymaganych przez SWZ 7000. Zamawiający początkowo zachował się prawidłowo: 3 marca 2025 r. zawiadomił o poprawieniu innej omyłki, wykonawca zgodę potwierdził, a 11 marca 2025 r. jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.

Wtedy do gry wszedł konkurent, kwestionując poprawkę odwołaniem. Zamawiający w ramach samokontroli unieważnił własne czynności, 27 marca 2025 r. odrzucił ofertę wykonawcy jako niezgodną z warunkami zamówienia i wybrał ofertę konkurenta. Uznał, że pominięcie zera nie mieści się w żadnej kategorii omyłek z art. 223 ust. 2 PZP. Wykonawca wniósł odwołanie.

Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 18 kwietnia 2025 r., KIO 1250/25, przyznała rację wykonawcy. Izba oceniła, że „omyłka odwołującego ma charakter innej omyłki polegającej na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodującej istotnych zmian w treści oferty i podlegającej korekcie w trybie art. 223 ust. 2 pkt 3 i ust. 3 Ustawy”. Kluczowy dla rozstrzygnięcia był podział ról: liczbę sztuk ustalił w SWZ zamawiający, wykonawca miał jedynie podać produkt i cenę jednostkową. Zmiana ceny ofertowej po korekcie liczby sztuk to, jak stwierdziła Izba, wyłącznie rachunkowa konsekwencja przywrócenia wartości zgodnej z SWZ.

Izba spięła rozstrzygnięcie jednoznaczną regułą: „Ustalenie, że sprzeczność treści oferty z SWZ wynika z innej omyłki niepowodującej istotnych zmian w treści oferty pociąga za sobą obowiązek zamawiającego jej skorygowania”. Zamawiający, który zamiast tego odrzuca ofertę, narusza art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP. Finansowy epilog sprawy: Izba nakazała unieważnić odrzucenie i wybór najkorzystniejszej oferty, poprawić omyłkę oraz obciążyła zamawiającego kosztami postępowania w łącznej kwocie 11 100 zł (7 500 zł wpisu i 3 600 zł wynagrodzenia pełnomocnika).

Czy poprawienie omyłki w ofercie może zmienić cenę ofertową?

Może – i to jest wniosek, który wykonawcy najczęściej zaskakuje. Skoro art. 223 ust. 2 pkt 2 PZP nakazuje przy omyłkach rachunkowych uwzględniać „konsekwencje rachunkowe dokonanych poprawek”, a przy innych omyłkach miarą jest istotność zmiany oświadczenia woli, to sama zmiana kwoty w polu „cena ofertowa” nie blokuje korekty. Decyduje źródło zmiany: jeżeli nowa kwota jest tylko wynikiem działania matematycznego na danych, które już są w ofercie i SWZ, poprawienie omyłki w ofercie pozostaje obowiązkiem zamawiającego.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy do ustalenia prawidłowej kwoty potrzebna byłaby nowa informacja od wykonawcy. Tu zaczyna się zakazane pole negocjacji: art. 223 ust. 1 PZP wprost zastrzega, że „niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem ust. 2 i art. 187, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści”. Dlatego brakującej ceny jednostkowej nie da się „poprawić”, ale błędny iloczyn prawidłowej ceny jednostkowej i liczby sztuk z SWZ – jak najbardziej.

Zwrócenia uwagi wymaga jeszcze jedna praktyczna wskazówka z KIO 1250/25: wątpliwości co do charakteru błędu zamawiający może rozwiać, żądając od wykonawcy wyjaśnień treści oferty. Wyjaśnienia nie są negocjacjami i nie zmieniają oferty, a pozwalają ustalić, czy błąd był niezamierzony. Ten sam mechanizm działa przy innych wątpliwościach co do treści oferty, na przykład przy zmianie osoby wskazanej w ofercie przetargowej, gdzie granica między dopuszczalnym uzupełnieniem a zmianą treści oferty również bywa sporna.

Co zrobić, gdy zamawiający odrzucił ofertę zamiast poprawić omyłkę?

Najpierw przeczytaj uzasadnienie odrzucenia i porównaj je z testem z art. 223 ust. 2 pkt 3 PZP: czy błąd był niezamierzony, czy sposób korekty wynika z SWZ i oferty, czy zamawiający mógł poprawić go samodzielnie. Jeżeli na wszystkie trzy pytania odpowiedź brzmi „tak”, odrzucenie jest wadliwe, a przesłanka z art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP nie została spełniona, bo o niezgodności treści oferty z warunkami zamówienia można mówić dopiero po wyczerpaniu procedury poprawienia omyłek.

Środkiem ochrony jest odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. W postępowaniach poniżej progów unijnych (tryb podstawowy) masz na nie 5 dni od przekazania zawiadomienia o odrzuceniu środkami komunikacji elektronicznej. Wpis wynosi 7 500 zł przy dostawach i usługach oraz 10 000 zł przy robotach budowlanych; wygrana oznacza zwrot wpisu i kosztów pełnomocnika od zamawiającego. Niektóre aspekty samego postępowania odwoławczego opisuję szerzej w artykule o tym, jak szybko wygrać w KIO. Od wyroku Izby stronom przysługuje jeszcze skarga do Sądu Okręgowego w Warszawie w terminie 14 dni od doręczenia orzeczenia.

Warto również wiedzieć, że standard ochrony ma zakotwiczenie w prawie unijnym. Trybunał Sprawiedliwości UE dopuścił wezwanie wykonawcy do wyjaśnienia oferty lub sprostowania oczywistej omyłki pod warunkiem równego traktowania wszystkich oferentów w porównywalnej sytuacji. Zamawiający, który jednemu wykonawcy poprawia omyłki, a innego za analogiczny błąd odrzuca, naraża się na zarzut naruszenia zasad uczciwej konkurencji z art. 16 PZP.

Na koniec wniosek praktyczny: omyłka w ofercie nie przekreśla szans na zamówienie, dopóki to, co w ofercie najważniejsze – Twój produkt, Twoja cena jednostkowa, Twoje zobowiązanie – pozostaje czytelne. Zanim pogodzisz się z odrzuceniem, sprawdź, czy zamawiający w ogóle rozważył poprawienie błędu; jego zaniechanie w tym zakresie jest samodzielnym zarzutem odwoławczym, który w sprawie KIO 1250/25 przesądził o wyniku postępowania. A składając ofertę, poświęć dodatkowe pięć minut na porównanie formularza cenowego z SWZ – spór o jedno zero kosztuje niewspółmiernie więcej.

Odrzucono Twoją ofertę z powodu błędu w formularzu, którego zamawiający nie chciał poprawić? Przeanalizuję uzasadnienie odrzucenia i ocenię szanse odwołania do KIO – umów konsultację telefoniczną.

Najczęściej zadawane pytania

O autorze: dr Maciej Swędzioł, radca prawny KT-4286 OIRP Katowice. Praktyka obejmuje prawo nieruchomości, prawo budowlane (administracyjne i cywilne) oraz zamówienia publiczne. Profil autora · Wpis w rejestrze radców prawnych