Termin wniesienia wadium przelewem – kiedy pieniądze muszą być na rachunku?

Termin wniesienia wadium przelewem jest zachowany tylko wtedy, gdy pieniądze zostały zaksięgowane na rachunku bankowym zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. Samo zlecenie przelewu, nawet dzień wcześniej, nie wystarczy. Tak orzekła Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 23 maja 2025 r., KIO 1696/25: wadium zaksięgowane 56 minut po terminie oznaczało odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 PZP.

W skrócie

Wadium w pieniądzu wpłaca się wyłącznie przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego (art. 97 ust. 8 PZP), a wnosi się je przed upływem terminu składania ofert (art. 97 ust. 5 PZP). W orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej utrwalony jest pogląd, że termin wniesienia wadium jest zachowany dopiero z chwilą uznania rachunku zamawiającego, a nie z chwilą zlecenia przelewu przez wykonawcę.

Jeśli spotkał Cię podobny problem w przetargu, reprezentuję wykonawców jako prawnik od zamówień publicznych w Katowicach.

Konsekwencja spóźnienia jest jedna i nieusuwalna: odrzucenie oferty, bez wezwania do uzupełnienia i bez możliwości naprawienia błędu. Ryzyko sesji międzybankowych (Elixir rozlicza przelewy o 9:30, 13:00 i 16:00) obciąża w całości wykonawcę. Ten artykuł wyjaśnia, co dokładnie wynika z przepisów o zamówieniach publicznych, czego uczy sprawa KIO 1696/25 i jak zaplanować przelew, żeby nie stracić szansy na zamówienie przez kilkadziesiąt minut spóźnienia.

Termin wniesienia wadium – co dokładnie wynika z art. 97 ust. 5 PZP?

Zacznijmy od sytuacji, która powtarza się w każdym przetargu z wadium. Składasz ofertę, SWZ wymaga zabezpieczenia jej wadium w określonej kwocie, a termin składania ofert upływa konkretnego dnia o konkretnej godzinie, na przykład o 10:00. Pytanie brzmi: do którego momentu wadium ma być „wniesione”?

Odpowiada na nie art. 97 ust. 5 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych: „Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2.” Przepis wyznacza więc nie tylko punkt końcowy (przed upływem terminu składania ofert), ale i obowiązek utrzymania zabezpieczenia przez cały okres związania ofertą.

Formy wniesienia wadium określa art. 97 ust. 7 PZP: pieniądz, gwarancje bankowe, gwarancje ubezpieczeniowe oraz poręczenia podmiotów wskazanych w ustawie o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Dla pieniądza ustawodawca przewidział wyłącznie jedną drogę – zgodnie z art. 97 ust. 8 PZP „wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego”. Wpłata gotówkowa w kasie banku na rachunek zamawiającego nie jest przelewem, dlatego bezpieczny wykonawca korzysta z klasycznego polecenia przelewu.

Praktyczne ryzyko tkwi w słowie „wnosi się”. Ustawa nie precyzuje wprost, czy termin wniesienia wadium jest dochowany już w chwili, w której wykonawca zleca przelew, czy dopiero w chwili, w której pieniądze docierają do zamawiającego. Tę lukę wypełniło orzecznictwo – i wypełniło ją jednoznacznie na niekorzyść spóźnialskich.

Kiedy termin wniesienia wadium przelewem jest zachowany – zlecenie czy uznanie rachunku?

W utrwalonym orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej termin wniesienia wadium w pieniądzu jest zachowany tylko wtedy, gdy przed upływem terminu składania ofert rachunek bankowy zamawiającego został uznany kwotą wadium. Uznanie rachunku to moment, w którym bank zamawiającego księguje wpłatę na jego koncie – od tej chwili zamawiający może pieniędzmi realnie dysponować. Obciążenie rachunku wykonawcy ani przyjęcie dyspozycji przez jego bank nie mają znaczenia.

Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 28 stycznia 2021 r., KIO 22/21, wydanym jeszcze na gruncie poprzedniej ustawy PZP z 2004 r., ujęła to wprost: „dla skutecznego wniesienia wadium w pieniądzu konieczne jest uznanie rachunku bankowego zamawiającego należną kwotą wadium przed upływem terminu składania ofert. Samo zadysponowanie określonej kwoty pieniężnej w postaci zlecenia przelewu kwoty wadium (…) tego wymogu nie spełnia”. W tamtej sprawie wykonawca zlecił przelew 6 000 zł dzień przed upływem terminu, pieniądze wpłynęły w dniu składania ofert po godzinie 10:00 – i to wystarczyło, by oferta przepadła.

Ta linia nie jest wymysłem Izby na potrzeby przetargów. Identyczną zasadę dla całego obrotu cywilnego sformułował Sąd Najwyższy w uchwale z 4 stycznia 1995 r., III CZP 164/94, przyjmując, że „spełnienie świadczenia bezgotówkowego następuje w dniu uznania rachunku bankowego wierzyciela, chyba że strony stosunku zobowiązaniowego umówiły się inaczej”. Skoro w zwykłych rozliczeniach między przedsiębiorcami zapłata przelewem następuje dopiero z chwilą uznania rachunku odbiorcy, nie ma powodu, by w zamówieniach publicznych – gdzie wadium ma realnie zabezpieczać zamawiającego – przyjmować regułę łagodniejszą.

Dla wykonawcy oznacza to jedną, niewygodną prawdę. Potwierdzenie przelewu wygenerowane z własnej bankowości elektronicznej dowodzi tylko tego, że pieniądze wyszły z Twojego rachunku albo że bank przyjął dyspozycję. Nie dowodzi, że dotarły na czas do zamawiającego, a liczy się wyłącznie to drugie.

Sprawa KIO 1696/25: przelew zlecony o 16:00, oferta odrzucona

Mechanizm najlepiej widać na stanie faktycznym z wyroku, który jest kanwą tego artykułu. W postępowaniu na obsługę techniczną Poznańskiego Parku Technologiczno-Przemysłowego, prowadzonym w trybie podstawowym, zamawiający wymagał wadium w kwocie 5 000 zł. Termin składania ofert upływał 28 marca 2025 r. o godzinie 10:00.

Wykonawca zlecił przelew wadium dzień wcześniej, 27 marca 2025 r., o godzinie 16:00:27. Problem w tym, że system rozliczeń międzybankowych Elixir, którym płyną standardowe przelewy w złotych, rozlicza transakcje w trzech sesjach dziennie: około 9:30, 13:00 i 16:00. Bank wykonawcy wysyłał przelewy zlecone po godzinie 14:30 dopiero pierwszą sesją następnego dnia roboczego. Pieniądze zostały więc zaksięgowane na rachunku zamawiającego 28 marca 2025 r. o godzinie 10:56 – czyli 56 minut po upływie terminu składania ofert. Zamawiający odrzucił ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 PZP.

Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z 23 maja 2025 r., KIO 1696/25, oddaliła odwołanie wykonawcy i przesądziła: „nie liczy się moment zlecenia przelewu, a moment uznania (zaksięgowania) kwoty wadium na rachunku bankowym zamawiającego. W momencie otwarcia ofert zamawiający ma mieć pełną możliwość dysponowania wadium”. Izba dodała, że wykonawca powinien tak zaplanować moment zlecenia przelewu, by mieć pewność, że wadium dotrze na czas – informacje o sesjach bankowych są powszechnie dostępne, a wiedzą powszechną jest to, że zlecenie przelewu nie powoduje natychmiastowego pojawienia się środków na rachunku adresata.

Warto zatrzymać się przy argumencie, który w tej sprawie przegrał. Wykonawca przekonywał, że zaksięgowanie to techniczna operacja banku zamawiającego, na którą nie ma żadnego wpływu, więc wystarczy zlecenie przelewu i przyjęcie go przez bank. Izba odrzuciła tę wykładnię: ryzyko harmonogramu sesji międzybankowych obciąża wykonawcę, bo to on wybiera moment zlecenia. Bank zamawiającego wskazał zresztą w tej sprawie, że wystarczyło zlecić przelew natychmiastowy, a pieniądze byłyby na rachunku tego samego dnia.

Rachunek strat wykonawcy nie zamknął się na utracie zamówienia. Do tego doszły koszty przegranego postępowania odwoławczego: 7 500 zł wpisu od odwołania, 3 600 zł wynagrodzenia własnego pełnomocnika oraz 4 226,07 zł zasądzone na rzecz zamawiającego tytułem kosztów zastępstwa i dojazdu. Łącznie ponad 15 300 zł wydane na spór o wadium warte 5 000 zł, które było na rachunku zamawiającego niecałą godzinę za późno.

Co grozi wykonawcy, gdy wadium wpłynie na rachunek zamawiającego po terminie?

Skutek jest zerojedynkowy. Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 14 PZP zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli wykonawca „nie wniósł wadium, lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3″. Wadium zaksięgowane po terminie to wadium wniesione nieprawidłowo – przepis nie zostawia zamawiającemu żadnego luzu decyzyjnego.

Co istotne, w tym zakresie nie działa mechanizm ratunkowy znany z innych braków oferty. Zamawiający nie może wezwać wykonawcy do „uzupełnienia” wadium, tak jak wzywa się do uzupełnienia podmiotowych środków dowodowych, ani poprawić stanu rzeczy tak, jak poprawia się omyłkę w ofercie przetargowej. Wadium zabezpiecza ofertę od momentu jej złożenia i albo istnieje w terminie, albo nie istnieje wcale.

W sprawach z zakresu zamówień publicznych, które prowadzę, spóźnione wadium to jeden z najbardziej dotkliwych błędów wykonawców – nie dlatego, że jest skomplikowany prawnie, tylko dlatego, że jest nieodwracalny. O ile niejasność w kosztorysie można niekiedy wyjaśnić w trybie art. 223 PZP, o tyle wadium zaksięgowane po terminie nie podlega żadnej naprawie: zamawiający nie może wezwać do dopłaty, a wykonawca nie może niczego uzupełnić.

Odrzucenie z powodu wadium boli tym bardziej, że dotyka ofert merytorycznie najlepszych na równi z najsłabszymi. Wykonawca może mieć najniższą cenę, bezbłędnie skalkulowane nakłady w kosztorysie ofertowym i komplet referencji, a mimo to odpada z postępowania, zanim ktokolwiek oceni jego ofertę. Co więcej, jeżeli była to jedyna oferta mieszcząca się w budżecie zamawiającego, konsekwencją bywa unieważnienie całego postępowania i konieczność powtarzania procedury.

Jak zaplanować termin wniesienia wadium przelewem – 5 praktycznych zasad

Ryzyko spóźnionego wadium eliminuje się prostą organizacją, nie wiedzą tajemną. Poniższe zasady wynikają wprost z przepisów, harmonogramu sesji Elixir i błędów, za które wykonawcy zapłacili w sprawach rozstrzygniętych przez Izbę.

1. Zlecaj przelew najpóźniej dwa dni robocze przed upływem terminu składania ofert. Standardowy przelew międzybankowy dociera do odbiorcy najpóźniej następnego dnia roboczego, ale bufor jednego dodatkowego dnia chroni przed awarią systemu, dniem wolnym i własnym błędem w danych.

2. Sprawdź godziny sesji wychodzących swojego banku. Elixir rozlicza przelewy w sesjach około 9:30, 13:00 i 16:00, ale każdy bank ma własne godziny graniczne przyjmowania zleceń – w sprawie KIO 1696/25 przelew zlecony o 16:00 wyszedł z banku dopiero następnego dnia rano. Zlecenie „pod koniec dnia” to w praktyce zlecenie na dzień następny.

3. W sytuacji awaryjnej użyj przelewu natychmiastowego. Przelewy realizowane systemami płatności natychmiastowych są księgowane u odbiorcy w ciągu minut, także poza sesjami Elixir. Upewnij się tylko, że zarówno Twój bank, jak i bank zamawiającego uczestniczą w takim systemie i że nie przekraczasz limitu kwotowego pojedynczej transakcji.

4. Przepisz numer rachunku i tytuł przelewu wprost z SWZ. Wpłata na niewłaściwy rachunek albo bez wymaganego oznaczenia postępowania może zostać uznana za wadium wniesione w sposób nieprawidłowy, nawet jeśli pieniądze fizycznie dotarły na czas.

5. Dzień przed terminem potwierdź wpływ u zamawiającego. Masz prawo zapytać, czy wadium zostało zaksięgowane; zamawiający weryfikuje wpływ na swoim rachunku i w razie problemu zostaje Ci jeszcze margines na przelew natychmiastowy.

   
   W praktyce rekomenduję klientom prostą regułę: przelew wadium wychodzi najpóźniej dwa dni robocze przed upływem terminu składania ofert, a w dniu poprzedzającym ten termin wykonawca prosi zamawiającego o potwierdzenie, że pieniądze są na rachunku. Ten jeden telefon lub e-mail kosztuje pięć minut i eliminuje ryzyko, które w sprawie KIO 1696/25 kosztowało wykonawcę przetarg.

Jest jeszcze jedna droga, o której warto pamiętać przy dużych wadiach i krótkich terminach: gwarancja bankowa albo ubezpieczeniowa (art. 97 ust. 7 pkt 2 i 3 PZP). Gwarancję przekazuje się zamawiającemu w oryginale, w postaci elektronicznej (art. 97 ust. 10 PZP), razem z ofertą – znika więc ryzyko sesji międzybankowych. W zamian pojawia się inne: treść gwarancji musi bezwarunkowo zabezpieczać wszystkie przypadki zatrzymania wadium, a spory o wadliwe gwarancje to osobny, obszerny rozdział orzecznictwa KIO.

Wniosek praktyczny z całej linii orzeczniczej jest jeden. Termin wniesienia wadium to termin, w którym pieniądze mają realnie leżeć na rachunku zamawiającego, a nie termin na wydanie bankowi polecenia. Wykonawca, który planuje przelew z jednodniowym wyprzedzeniem „bo zawsze dochodziło”, gra o całe postępowanie w loterii sesji międzybankowych – i, jak pokazuje sprawa KIO 1696/25, przegrana w tej loterii kosztuje więcej niż samo wadium.

Twoja oferta została odrzucona z powodu wadium albo zamawiający kwestionuje termin jego wniesienia? Sprawdzę dokumentację postępowania i ocenię, czy odwołanie do KIO ma podstawy – umów się na konsultację.

Najczęściej zadawane pytania

O autorze: dr Maciej Swędzioł, radca prawny KT-4286 OIRP Katowice. Praktyka obejmuje prawo nieruchomości, prawo budowlane (administracyjne i cywilne) oraz zamówienia publiczne. Profil autora · Wpis w rejestrze radców prawnych